Papierlos werden mit Dokumentenmanagement-Systemen

Thu, 11 Jan 2018 11:43:02 +0100

Trotz zunehmender Digitalisierung stapeln sich in manchen Büros immer noch Berge von Papier. Mit geeigneten Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) kann die digitale Transformation gelingen. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie das Papieraufkommen in Ihrem Unternehmen deutlich reduzieren können.
 
In vielen Unternehmen hat die Digitalisierung schon in den verschiedensten Bereichen Einzug gehalten und wurde erfolgreich umgesetzt. So hat jedes vierte Unternehmen bereits die aktuellsten Papierakten digitalisiert. In knapp 40 Prozent der Unternehmen findet bereits jetzt seltener ein Ausdruck statt, als das noch vor einem Jahr der Fall gewesen ist. Diese erfreuliche Entwicklung wird dadurch relativiert, dass etliche Konzerne in Sachen moderner Technologie aber auch noch einen erheblichen Rückstand haben und sich unmittelbar um eine Lösung kümmern müssen, die ihren Anforderungen gerecht wird.
Eine Veränderung der Systematik, die dem Arbeiten zugrundeliegt, ist dabei unumgänglich:
1. Scanner und Faxgeräte müssen angeschafft werden
2. Elektronisches Handling von Notizen ist empfehlenswert
3. Veränderung der Kommunikation auf externer und interner Ebene
Firmen ist ein ganzheitlicher Ansatz zu empfehlen, der auch die Umstellung auf digitale Lieferscheine und Rechnungen mit einschließt.
 
Daten zusammenführen und strukturieren
Entscheidend ist im Rahmen einer erfolgreichen Digitalisierung, dass sämtliche Daten, die sich irgendwo in einer Firma befinden, zentral und digital genutzt werden können, zumal sich sonst der Nutzen der modernen Struktur nicht in Gänze zeigt. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme sind dazu in der Lage, nicht nur die Daten aus Aktenordnern und Fileservern miteinzubeziehen, sondern auch solche aus Mail-Postfächern und Aktenordnern.
In der Praxis kann das alles dann wie folgt ablaufen:
– Alle Dokumente werden verschoben in ein DMS
– Gelingen kann das einfach per Drag & Drop
– Die Erfassung der Daten erfolgt automatisch
 
Je nach Güte der Softwarelösung, die gewählt worden ist, verschlagwortet diese automatisch die erfassten Daten. Das sorgt dafür, dass Mitarbeiter unter anderem schnell per Suchbegriff ein digitales Dokument wiederfinden können, auch wenn die gesamte Anzahl kaum zu überblicken ist. Wichtig ist dabei vor allem auch eine sinnvolle und gut durchdachte Struktur, die professionelle Softwarelösungen aber auch selbst kreieren können. Wichtig ist, sich mit dem genauen Nutzen vorab auseinanderzusetzen und auch den Leistungsumfang zu überblicken. Da die gesamte Arbeit schon aufwendig genug ist, sollten hierbei auch keine unnötigen Einsparungen an erster Stelle stehen.
 
Dokumentenscanner helfen
Ein sehr wichtiger Schritt im Rahmen des gesamten Prozesses ist in Unternehmen die Digitalisierung von Papierdokumenten. Bei dieser Aufgabe haben die meisten Firmen die größten Bedenken, denn entsprechende Dokumente sind meistens in großer Zahl vorhanden und der Aufwand deshalb immens. Glücklicherweise können professionelle Dokumentenscanner die Arbeit nicht nur erheblich vereinfachen, sondern auch zügig erledigen.
Einen guten unterscheidet von einem schlechten Dokumentenscanner für Businesskunden die Eigenschaft, Vorder- und Rückseite gleichzeitig scannen zu können. Günstige Geräte, die diese Funktionalität meistens nicht besitzen, erschweren den Arbeitsprozess und sorgen für Frust bei den Anwendern, wenn das Dokument eigenhändig gewendet werden muss. Insgesamt lohnt sich die Digitalisierung in diesem Bereich nicht nur, weil im Nachhinein ein wesentlich schnellerer Zugriff auf die Daten möglich ist, sondern vor allem auch vor dem Hintergrund, dass die vielen Akten im Anschluss vernichtet werden können. Das spart jede Menge Platz ein und schafft damit auf logistischer Ebene wiederum völlig neue Möglichkeiten.
 
Ganzheitliche digitale Workflows
Abschließend ist es auch wichtig, den neuen digitalen Workflow nicht nur beispielsweise in der Zentrale durchzusetzen, sondern vielmehr einen ganzheitlichen Ansatz dabei zu verfolgen. Dieser fängt auf der kleinsten Ebene an und zwar damit, dass ein digital erfasstes Dokument in einem Manager-Programm anderen Mitarbeitern zur Be- und Überarbeitung zugewiesen werden kann. Dafür bieten aktuelle Programme spezifische Einträge in der Aufgabenverwaltung an, mit dessen Hilfe berechtigte Personen festgelegt werden können. Nicht unwichtig ist bei dem Bearbeitungsprozess auch die Möglichkeit, Dokumente kommentieren zu können. Das gestaltet sich nach einer erfolgten Digitalisierung wesentlich einfacher und auch die erneute Bearbeitung kann leichter erfolgen.
Entscheidend ist dabei, dass alle Informationen zu jeder Zeit übersichtlich jedem beteiligten Mitarbeiter zur Verfügung stehen und dass nicht nur elektronische Projektakten gepflegt werden, sondern auch den Kunden spezifische Akten zugewiesen werden.
Besonders interessant ist die erläuterte Vorgehensweise für kleine und mittelständische Unternehmen, bei denen allerdings der Grad des Nutzens direkt von der Güte der Umsetzung abhängig ist. Im Idealfall ist dann ein standortübergreifender Zugriff auf alle relevanten Informationen möglich, ohne dass dabei kostspielige Verzögerungen den Prozess verlangsamen.
 
Fazit:
Die Vorteile papierlosen Arbeitens mit Dokumentenmanagement-Systemen liegen auf der Hand.
Es bringt enorme Zeitersparnisse und vereinfacht die Kommunikation. Zudem existiert die geeignete Infrastruktur für ein durch und durch reibungslos funktionierendes papierloses Büro bereits. Es gibt also keinen Grund diese nicht auch gewinnbringend zu nutzen.
CompuSafe arbeitet seit Jahren mit IT-Experten zusammen. Wenn Sie Ihr Unternehmen jetzt in der IT zukunftsfähig machen wollen, können wir gemeinsam eine Lösung für Sie finden. Kontaktieren Sie uns am besten gleich!
 
 
Quellen:
PDF statt Papier: So klappt es mit dem papierlosen Büro
Die digitale Transformation gelingt mit Dokumentenmanagement-Systemen

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